Microsoft Teams wird bereits als Wundermittel für die Zusammenarbeit im Team angepriesen. Microsoft bietet dieses Produkt im Umfeld von Office 365 an und schafft damit ein Produkt welches dem Nutzer folgendes ermöglicht:

• einfach „leichtgewichtige“ Arbeitsgruppen erstellen (wie WhatsApp)
• Austauschen über einen Chatverlauf mit Aktivitätsverfolgung inkl. Bots
• eine Dokumentenablage und ein Notizbuch
• eine Besprechungsfunktion – Skype
• Konnektoren zur Anbindung von Externen Diensten und Apps
• Nutzung auf jedem Gerät auch als App

Im Internet Umfeld würden viele Nutzer das Produkt nehmen wie es ist und es ausprobieren (wie im Fall von Slack mit großen Erfolg).

Im Firmenumfeld ist  es immer wichtig zu wissen, wie jetzt eigene Anwendungen an diese Software angedockt werden können und wie weit sich die Software anpassen lässt. Oft ist hier das Thema CI/CD, Datenschutzregelung, Rechte und Rollen und die erwähnte Integration von Eigenentwicklungen.

In diesem Artikel (ggf. in mehreren) zeige ich den Weg auf, wie die Informationsarchitektur von MS Teams ist und wie es sich via Add-Ins anpassen lässt.

Informationsarchitektur MS Teams

Wer mit Teams gearbeitet hat, wird feststellen, dass es ein sehr schönes Produkt für die Zusammenarbeit in kleinen Gruppen ist.

Es wirkt leichtgewichtig und läuft auf jedem Gerät.

Was vielen Nutzern/Admins erst später auffällt ist, dass unter der Teams Motorhaube eine komplette SharePoint SiteCollection liegt,  die mit einer Exchange Verteilergruppe verknüpft ist. Dies bedeutet, dass der Anwender denkt, er fährt in einem PKW, in dem alles „Easy“ und überschaubar ist, aber eigentlich in einem LKW sitzt (der für jede Gruppe entsteht) und er diesen ohne Führerschein fährt . Es sollte also zu Beginn auf ein paar Sachen geachtet werden oder zumindest etwas Zeit und Ressourcen eingeplant werden, um den LKW-Fuhrpark zu managen.

Die verantwortlichen für den Rollout von Teams werden diesen LKW relativ schnell zu spüren bekommen, wenn bspw. die Nutzer zufällig beim Beenden von Word, Excel, PowerPoint oder durch verschiedene Navigationspunkte in der Dokumentenbibliothek im SharePoint landen. Deshalb sollte bei einer MS Teamseinführung auch ein wenig der SharePoint mitbedacht und geschult werden. Meine Empfehlung ist hier mindestens den Weg zurück zu Teams zu erklären 🙂 .

Gruppe in Teams anlegen (Groups und SharePoint Site)

Die Abbildung 1 zeigt auf, dass MS Teams fast keine eigene Datenhaltung besitzt. Es ist viel mehr ein HUB von Verweisen auf Speicherorte und Apps und merkt sich wie der Nutzer seine Anwendungen gerne verwenden möchte. Ich würde es als ein Tab orientiertes intelligentes (wegen der Bots) und mobile nutzbares Dashboard bezeichnen oder kurz: „Layer für SharePoint Team Sites“ .

Diese Informationsarchitektur bestehend aus Groups, SharePoint und Teams wird zu jeder neuen Gruppe erzeugt. Groups soll an dieser Stelle für eine übergreifende Berechtigungsverwaltung sorgen. Die Berechtigungen sind an die Exchange Verteilergruppen aus Office 365 gekoppelt. Leider werden diese Berechtigungen nur initial und noch nicht voll hin und zurück synchronisiert (Stand 18.05.2018).

Viel wichtiger ist, dass durch Groups eben diese Verteilergruppen (E-Mail-Adressen) erzeugt werden. Wenn ein Nutzer eine Gruppe Robert.Schöbel benennt. Gibt es plötzlich eine E-Mail „robert.schoebel@Firmenname.de“. Dies ist nicht unbedingt die schönste Art für Chaos zu sorgen. Microsoft hat dafür aber bereits die Möglichkeit von Prefixen via Powershell an Groups einführt (Leider Azure Lizenz abhängig).

 

Legt der Anwender einen neuen Kanal in MS Teams an, wird automatisch in der dazugehörigen SharePoint Dokumentenbibliothek ein Ordner mit dem Kanalnamen erzeugt. Hier ist Vorsicht geboten, denn ändert sich der Kanalname, dann ändert sich der Ordner leider nicht mit (Stand 18.05.2018). Der Standardkanal „Allgemein“ nennt sich als Ordner „Genaral“. Alle Dokumente im Root der SharePoint Bibliothek sind in Teams nicht sichtbar. Alle Dokumente die in Teams abgelegt werden, speichert das System im SharePoint im jeweiligen Ordner.

 

Anpassen von Teams

Was ich als erstes in Teams vermisst habe, war eine Start oder Einstiegsseite oder zumindest einen Button, auf dem ich eben so etwas verlinken kann. Leider hat bis heute (18.05.2018) Microsoft dies nicht integriert.

Es stellt sich also die Frage, ob sich Teams dahingehen anpassen lässt. Die Antwort ist aktuell: NEIN.

Es gibt also nur Workarounds auf dem Weg zu eine solchen Funktion. Mein Vorschlag ist eine eigene APP, die sich in das vertikale Hauptmenü von Teams (siehe Abb. 2) einfügt.

Apps in Teams

Eine App in Teams kann aus folgenden Komponente bestehen:

• Tabs
• Bots
• Connectors
• Nachrichten Erweiterungen
• Activity Feed Integration
• Outgoing Web Hooks

Es ist also egal was für eine Umsetzung erfolgen soll, es ist immer  in eine Teams App verpackt.

Was ist notwendig, um Apps in Teams zu erstellen?

Eine gute Anlaufstelle ist natürlich das Office Dev Center für Teams mit vielen Anleitungen für die ersten Schritte.

Folgendes wird an Skills und Technolgie benötigt, um eine Teams App zu erstellen:

• MS Teams App Studio
  • läuft in Teams selbst als App
  • hier wird die App verwaltet
• Entwicklungstools mit Node.js,NPM, Yeoman
  • für Yeoman gibt es wie für SharePoint Add-Ins einen Teams App Generator
• Editor: Visual Studio Code
• Webhoster mit der node.js
  • Auf der Umgebung müssen node.js Pakete ausgeführt werden können
  • bspw. Azure (Azure Web Apps for Node.js web app)
  • dies geht auch bei 1:1 mit folgenden Paket:
• Microsoft Live Account um eine Bot/App-Id zu erhalten
• Entwicklungsskills
  • HTML,CSS und JavaScript
  • Pug – Template Engine für Node.js
  • Programmieren via
    • .Net/C#
    • Node.js — TypeScript

 

Stand 18.05.2018

Fortsetzung folgt…