In Office 365 gibt es seit ein paar Monaten einige neue Produkte für den Einsatz zur Verbreitung von News bzw. zur Verbesserung der Unternehmenskommunikation. In diesem Beitrag versuche ich die neuen Tools gegenüberzustellen und Vor- und Nachteile aufzuzeigen. Zur Auswahl stehen:

• SharePoint Publishing Site mit Pages
• SharePoint Blogtemplate
• Delve Blog
• Modern Teamsite  – News & Pages

Status Quo und was ist neu in Office 365

In Zeiten von SharePoint 2013 wurden News Portale häufig mit dem Publishing Template erstellt. Dabei waren die eigentlichen News einzelne Seiten (Pages). Dieser Ansatz bietet viel Gestaltungsspielraum für das Layout und es war möglich verschiedene Funktionen einzubinden. Die Seiten wurden standardmäßig indiziert und konnten so überall wieder aufgerufen werden.  Mit den neuen News auf den „Modern Teamsites“ folgt Microsoft selbst scheinbar diesem Ansatz. Jede News ist eine neue responsive Page.

Social Feedback

Immer wichtiger für die Unternehmenskommunikation wird natürlich auch der Rückkanal also das „Social Feedback“ der Anwender mittels Kommentaren und Likes.

Das Standard SharePoint-Blogtemplate besitzt bereit diese Features. Für Kunden, welche nicht bereit sind zu stark in den SharePoint einzugreifen und diesen zu verändern, besitzt dieser eine ideale Ausgangsbasis als Redaktionsplattform (light). Mit wenigen leichtgewichtigen Anpassungen und ein wenig Styling (CSS) lässt sich  aus dem SharePoint-Blogtemplate viel machen ohne neue Funktionen programmieren zu müssen (siehe Pimp up SharePoint Blog(Template).

Leider besitzt weder der Delve-Blog noch die Modern-Team-Sites-News bisher (25.07.2017)  Social Features (hier frage ich mich warum Microsoft so etwas überhaupt noch auf den Markt gibt). Laut Roadmap von Office 365 soll dieses zumindest für die News der Modern-Team-Sites aktuell ausgerollt werden (ich bin gespannt). Leider steht in der Roadmap nichts von Likes oder Bewertungen.

News und Blogredaktion

Das Blogtemplate hat jedoch einen großen Nachteil: die Erstellung von News/Nachrichten ist nicht sehr modern und sehr spärlich, was oft versucht wird mit der Word-Blog App auszugleichen. Diese hat aber auch ihre Eigenheiten. Es ist deshalb von Vorteil gerade für die Erstellung von Inhalten über ein modernes UI/Formular nachzudenken und den Redakteuren anzubieten.

Beim Erstellen von Newsbeiträgen kann die „modern experience“ der Modern Team-Sites sowie der Delve Blogs allerdings punkten. Diese lässt sich sehr einfach bedienen, auch wenn die angebotenen WebParts noch etwas dürftig sind. Auch lässt sich eine Skalierung der Bilder noch nicht vornehmen.

Verteilung der News und Aufbereitung

In Unternehmensportalen müssen die nun erstellen News an verschiedenen Stellen wieder abgerufen und als Zusammenfassung/Teaser (bspw. auf der Startseite) ausgegeben werden. Die Voraussetzung dafür war bisher, dass der Inhalt in der Suche auffindbar und indizierbar ist.

Für Publishing Pages und SharePoint Standard Blogs, lässt sich dies lösen und das Verhalten folgt der Standardsuchindizierung von Listen.

Die neuen Pages der Modern Teamsites habe ich für diesen Anwendungsfall etwas genauer untersucht:

Die Pages haben OOB folgende Eigenschaften in der Suche:

• contentclass: STS_ListItem_WebPageLibrary
• HitHighlightedSummary: enthält den Inhalt der Text-WebParts ohne HTML (nur mit den <ddd/> und die verschiedenen Text-WebParts sind hier durch eine WebPart Id getrennt, was zu Problemen bei der Ausgabe führen könnte (Deshalb ist die Description besser geeignet).
• Description: enthält den Inhalt der Text-WebParts ohne HTML
• Title: Titel der Seite
• PictureThumbnailURL: enthält das erste eingefügte Bild
• CanvasContent1OWSHTML: enthält den gesamten Inhalt der Newsseite inkl. aller div und „data-sp-canvascontrol“
• FirstPublishedDate: Veröffentlichungsdatum

Die neuen Pages lassen sich also wie gewohnt auslesen und überall als Teaser über Suchtemplates ausgeben.

 

Eine weitere oft geforderte Funktion ist das Thema Kanäle zur individuellen Filterung von Nachrichten. Dies adressiert aktuell am ehesten der Blog durch die Kategorien. Zusätzliche Spalten einer zu einer „modern Page“ hinzuzufügen, ist aktuell über die Browseroberfläche nicht möglich. An dieser Stelle muss also tiefer eingegriffen oder eine andere Logik gewählt werden.

Auffälligkeiten der Delve-Blogs

Mit den Delve-Blogs wurden die Standard Blogs, die als Subsite auf der My-Site pro User angelegt wurden abgelöst. Dies hat mich auf den ersten Blick gefreut. Die Optik sieht insgesamt sehr schick aus und alles ist responsive. Was scheinbar leider vergessen wurde sind die Social Features wie Kommentieren und Liken.  Aus meiner Sicht ist auch der WYSIWYG-Editor und die angebotenen Funktionen viel zu starr für Leute die bspw. WordPress kennen. Es wirkt so, als ob Microsoft aktuell an dieser Stelle ein Entwicklungsstopp hat und nicht sicher ist, was mit diesem Blogs passiert.

Schwerpunkte im Überblick

Kategorie / Tool	SharePoint Blog Template	Standard Publishing Pages	Modern Teamsite News	Delve Blogs
Responsive Darstellung	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand M)	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand M)	Out of the Box	Out of the Box
Teaserbild pro Beitrag	mit JSLink (Aufwand S)	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand L)	ersten Bild im Textbereich wird das Teaserbild	Titelbild wird Teaserbild
Teasertext pro Beitrag	mit JSLink (Aufwand S)	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand M)	Nein, - in der Suche kann ein Summary ausgelesen und dafür verwendet werden	Nein, - in der Suche kann ein Summary ausgelesen und dafür verwendet werden
Usability der Beitragserstellung (* - *****)	** kann mit Entwicklung eines Formulars verbessert werden	*** Standard CMS	****	***
Kommentare	ja, Out of the box	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand L)	MS-Roadmap - Q3-2017	Nein
Bewertung mit Likes	ja, Out of the box	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand M)	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand M)	Nein
Veröffentlichungsfunktion	ja	ja	ja	ja
Kanäle	ja, OOB über Kategorien	lässt sich über Entwicklung realisieren (Aufwand M)	Nein - Entwicklung könnte schwierig werden - noch nicht supported	Nein - Entwicklung könnte schwierig werden - noch nicht supported

 

 

 Fazit – Was nun:

Wie bei vielen Entscheidungen im Software-Umfeld ist natürlich Make or Buy in Abhängikeit der eigenen aufgestellten Anforderungen. Aus meiner Sicht sollte immer ein Pilotversuch mit einer kleinen Auswahl der Standardprodukten gewählt werden. Dadurch lassen sich am besten die Grauzonen entdecken und die Anforderungen mit dem aktuellen Funktionsumfang abgleichen. Ob eine Anforderung dann wirklich im gewünschten Umfang benötigt wird, lässt sich damit gut austesten.

Zusätzlich gibt es  für SharePoint und Office 365 fertige News und Blogprodukte. Auch hier lassen sich Teststellungen erzeugen.

Die Jahreslizenzen teilweise pro Nutzer können dann relativ einfach gegen die zu erledigenden Entwicklungsaufwände der fehlenden „MUSS“ Anforderungen  gelegt werden.